通過召開會議落實工作，是必要的領導方式和管理方法。實踐證明，許多重要的工作必須要通過會議進行動員和部署，使工作得到了有計劃、有秩序地推動。但是，現實生活中，一個機構里面，往往多個管理層面都依賴會議來推動工作，大量消耗工作時間，分散了工作精力。另外，現在機關會議的成本是比較高的。某著名企業進行過測算，按照該公司人均生產效率為20萬元/人年測算，結果顯示，科級以上領導人均會議成本竟超過44元/場。

如此低效率、高成本的會議，是無法適應當前市場經濟的發展速度的，也無法適應加入WTO五年以后日新月異的國際化、現代化競爭形勢。因此，改進會風，降低成本，提高機關工作效率，應該是企業領導人員必須重視的一個問題。

控制會議總量

會議總量要按照季度或月度或周進行規劃。例如，按周規劃，凡在一周內需要召開的各種綜合性、專業性會議，先由管理部門向核心部門（如市長辦公室、董事會秘書室等）提出申請，由核心部門按照就重就急和總量控制的原則進行平衡，編排一周會議計劃，交主要領導審定后，再下發通知。這其中，核心部門和主要領導要進行把關，對會議召開的必要性和效果進行分析和權衡，核準后方能列入會議計劃，一般應把握以下幾個原則：

無特殊情況一般不召開計劃外會議，如遇特別緊急情況必須召開臨時性計劃外會議的，需由主要領導批準。

規定人數。如10人以下一般不召開會議，只需會議責任部門組織小范圍商議，或者將會議內容通過電話、內部文件或辦公自動化系統傳達到，個別需要溝通的直接溝通就可以。

通知性的、布置性的、不需要專題討論、參會人員彼此合作協調比較少的事項，一般情況不召開會議，只需要責任部門將會議內容通知到相關人員或私下進行通知或布置。

控制會議規模

會議規模必須要進行控制。一般情況下，綜合性會議的參會人員范圍由核心部門根據主要領導的要求來確定，日常性的專業會議原則上由分管領導和單位、部門的負責人及專業系統人員參加，特別重要的專業性會議，可根據實際情況由核心部門與相關領導或部門商定參會范圍。一般應注意以下幾點：

不要以“尊重別人”為借口擴大會議規模。很多時候，為了表示對其他領導或部門的尊重，責任部門盡可能安排更多人參與，結果，全體領導、各大部門、相關人員統統參加，相當一部分人員僅僅只是陪會，把時間白白消耗在“坐聽”之中。應該明確會議主題的相關性，以相關性強的人員參加為主。比如，人才工作會，那么主要是人才管理部門及有重要關聯的人參與，不必要說“大家都是人才，大家都應該參會”，搞成了職工大會。

不要以“顯示份量”為借口擴大會議規模。很多責任部門有一種心理——參加的領導越多，嘉賓越多，人數越多，規模越大，越顯得自己部門的工作有份量。其實，這種“份量”心理就是重面子，講排場，搞形式主義，甚至很多時候，只是部門負責人為個人政績，拿別人的時間和集體的資本來撐大旗。應該提前研究會議議題的份量、會議與中心工作的關系、會議的影響力等因素，進行科學的分析和預測后再確定會議規模。

控制會議時間

會議時間過長也會增加會議成本。會議議程設置繁瑣、講話人過于羅嗦，意外事情干擾，會議都會被拉得很長。比如，為表示對領導的尊重，讓所有參會領導都講話；再比如，不需要討論的議題，還非要讓與會人員都發言一遍，等等。嚴格控制會議時間主要從以下兩個方面入手：

簡化會議流程。分清主次，抓住關鍵程序，讓核心問題在最短的時間內被解決掉。對于涉及全體性、綜合性的會議，核心部門應該進行會前公示，會議責任部門應簡化會議議程，去掉形式化、面子化、個體化的程序；職能單位和部門應在會議召開前一天，將會議議程及時間安排報核心部門和主管領導審定。

壓縮說話時間。除了一年一度的總結性、動員性的大會需要有長篇幅的工作報告和動員講話外，絕大多數會議的會議主題都不需要長篇大論。必須對會議發言時間作出明確規定，能簡略的盡量簡略，一般性發言可以省的就省掉。

嚴肅會場秩序

會場秩序對會議質量非常關鍵。正常情況，會場應該是封閉式的，距離鬧市、生產區、公路等吵鬧地段遠一點；參會人員應該自覺遵守會議制度，核心部門應對會議過程管理制定明確的制度規定，并制定相應的考核細則。其中對參會人員至少應明確五個原則，即：不允許在會場隨意進出、來回走動或時立時坐；不允許遲到、早退或中途請假；不允許干私活，或玩弄手機、手表，或私自接聽電話；不允許交頭接耳、高聲喧嘩、東張西望或竊竊私語；不允許手機等響鬧裝置叫響。

做好會前準備

會前準備工作一般包括會務安排、人員協調、材料準備、會場布置、會場服務等等。但是，準備到位不意味著越繁瑣越好，要充分考慮必要性和節約性的結合，抓住關鍵程序，簡化準備工作。

1、凡申請編入會議計劃內的各類會議，責任部門應提前一天報告核心部門，由核心部門進行協調，并征得主管領導的同意之后，才能進行安排。

2、會議的具體日程和議程所涉及到的事項及會議材料的準備等由責任部門在會前準備好，并經主管領導人員審定后方可帶到會場。無須背景參考、沒有硬性規定內容的，可不備文字材料；不需要人手一份的資料盡量不作全面復印。

3、會場布置（包括席卡、音響、空調、燈光、桌椅等）、會場服務（包括發放資料、端茶倒水、設備調控等）等會務性工作應該在核心部門的協調下，由責任部門落實，而且以從簡、從速的原則，如，半小時之內結束的會議可以不備茶水，人數在30人以內的可不備音響，參會人員職級相差不大的不必放置席卡，以降低會議籌備工作量，減少會場支出。

4、對于重大會議，責任部門應在開會前對所有準備工作進行檢查，防止因為準備不到位而影響會議效率。 

參考資料：http://wenku.baidu.com/view/00d5593e0912a216147929b4.html