會議管理案例
英豪公司銷售團隊會議議程表
公司銷售團隊將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。
宣布議程。
說明有關人員缺席情況。
宣布并通過上次會議的記錄。
通信聯系情況
東部地區銷售活動的總結。
銷售一部經理關于加強團隊溝通問題的發言。
公司銷售人員的招聘和重組。
銷售二部經理的人選。
下季度銷售目標。
英豪公司銷售團隊會議議程表
案例一
英豪公司將舉行銷售團隊會議，研究銷售工作下一季度的目標以及人員招聘、銷售二部經理人選等問題，在會上，還將進行東部地區銷售情況的總結、銷售一部關于內部溝通問題的發言。如果你是秘書，請制定一個會議議程表。
英豪公司銷售團隊會議議程表
公司銷售團隊會議將于5月25日星期一上午九點在公司總部的三樓會議室舉行。 宣布議程。
說明有關人員缺席情況。
宣讀并通過上次會議的記錄。
東部地區銷售情況總結。
銷售一部經理關于加強團隊溝通問題的發言。
公司銷售人員的招聘和重組。
銷售二部經理的人選。
下季度銷售目標。
案例二
公司準備在暑假召開一個各部門負責人的培訓會議，經理讓秘書鐘苗選擇一個會議地點，鐘苗經過仔細考慮，預定了位于市郊風景區的一家酒店，價格相對便宜，而且風景宜人。經理及參加培訓的人員都很滿意。
點評：由于該會議的參加者都是本單位人員，可一起驅車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價位適中，而且位于風景區，可使與會者身心放松。
案例三
名山公司要召開2003年度總結大會，作為大會工作人員的王琴主要負責會議文件材料工作。會前王琴進行會議籌備有關信息的搜集，為會議議題的確定及大會會議材料的形成做好準備。年度大會的工作報告非常重要，包括一定時期的工作總結、體會或者經驗，對目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內容。為此，王琴有針對性地、廣泛搜集一段時間以來各方面工作的進展情況。會議期間王琴認真做好會議記錄，力求會議記錄準確、完整，忠實發言人的原意，并進行會議發言錄音和錄像。為了使會議信息盡快傳遞給與會者，她及時編寫會議簡報、使會議達到良好的效果。會后王琴認真編寫會議紀要，作為與會代表貫徹執行的依據，推動會議精神的貫徹落實，她還搜集齊會議期間所有文件材料，及時整理有關會議文件，為會議文件的歸檔打下基礎。王琴大會期間的表現贏得了大家的一致好評。 點評：會議信息流動和處理是否科學、務實、有效，直接影響會議的質量和效率，影響會議的實際效果。王琴的會議信息工作實際上是確保會議信息有效流動，實現會議目的的工作。 案例四
天地公司年底為表示對客戶的謝意，召開了客戶聯誼會，會后共進晚餐。負責接待工作的秘書鐘苗根據上司的指示和宴會慣例，安排桌次座位。這次宴會共設3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為2、3號桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來
賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。但由于這次聯誼會時間緊，與會人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時漏了應便在主桌的一位重要客戶，結果致使該客戶入席時找不到座位，出現了十分尷尬的場面。
點評：秘書鐘苗在安排會議晚宴時，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對人員和名簽的核對，致使重要嘉賓未能受到應有的禮遇，給組織的公關工作造成了不良的影響。 案例五
某公司要舉辦成立大會，請了有關單位的領導參加，秘書小李負責嘉賓的邀請。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會前也沒和嘉賓再次確認。對于重要嘉賓發出了邀請函，但邀請函不是十分美觀，比較簡陋。結果開會那天，來的嘉賓很少。
點評：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請嘉賓是一項重要的工作，一定要抓住確認環節，這樣才不會使組織很被動。另外，要注意邀請的禮節，在邀請函和請柬這些事情上都要精益求精，顯示出組織應有的尊重和誠意。
案例六
某公司舉辦大型服裝新品展銷會。與會者是來自各大公司的老總或經理。本次活動得到了媒體的廣泛關注。當地政府也對此產生了濃厚的興趣。該公司也向當地政府發出了邀請。由副市長代表參加。市長由于有另外一個活動，不能確定。展銷會即將開始時，市長卻來到了。各嘉賓已經在臺上就座。但發現沒有市長的名臺和座位，會議主辦方十分尷尬。
點評：該公司應實現考慮好領導的到來可能性。即使不來，也要做好物品的準備工作。 案例七
海潮公司正在召開新產品質量鑒定會，會務秘書黃嘉正在會務組值班室值班，這時進來一位西裝革履的先生，聲稱要找一位鑒定專家有事，黃嘉便讓他自己到會場去找，這時，一個工作人員匆匆跑來，告訴她會議的電源插口有了問題，讓她快找公司的電工師傅，黃嘉說：“今天是周六，我哪知道他在哪啊？”于是，便不再管。過了一會兒，她看了看表，快下午5：00了，估計不會再有什么事，便離開了公司。
點評：會議的值班工作是一項重要和嚴肅的工作，值班人員要以認真負責的態度做好工作，不能脫崗，不能推諉責任。在值班時，手邊要有相關人員的通訊錄。
案例八
在公司召開新聞發布會期間，秘書鐘苗與媒體進行了良好的溝通。她在會前為記者安排了一個介紹會，準備了詳盡的會議材料，專門辟出場地以供攝影攝像，并且給了記者充分的提問時間。發布會很成功，媒體的報道內容翔實，很有說服力，在社會上引起了較大的反響。 點評：會議期間一定要注意接待好新聞媒體，讓記者能夠有充分的機會與時間了解相關信息，為記者的報道提供了方便。
案例九
華夏企業協會舉辦了“華夏公司融資操作研討會”，此次會議邀請了國內一批頂尖的經濟學家、管理學家到場發表演說，各大媒體聞風而動，齊聚會場。秘書鄧林負責會議的信息宣傳工作。她因事先對情況估計不足，當許多記者向她索要新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱時，無法滿足對方的要求，協會領導向她詢問各大媒體對會議的報道情況時，她也沒有做好簡報收集、留齊各種資料，無法為領導提供適用的信息。
點評：作為會議期間負責信息工作的秘書，應該為記者準備好新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱等材料。在會議期間，還要及時做好簡報收集，留齊各種資料，為領導提供適用的信息。 案例十
風雷公司在2002年末召開了改革企業管理制度新春座談會，會上各個部門的職工代表就如何改革現有的企業管理制度紛紛獻計獻策，公司總經理在做會議總結之前，讓秘書許茹收集
會議各方面的信息，許茹從簡報、會議記錄和群眾來信中搜集了一些資料，但總經理卻認為她沒有能夠提供一些反饋信息，希望她能改進這方面的工作。
點評：許秘書在掌握會議反饋信息搜集途徑方面不夠全面，因此所收集的信息量不夠。許茹應擴大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。
案例十一
某公司日常管理比較混亂，秘書沒有將公司會議記錄立卷歸檔，經常發生找不到會議文件資料的事情。一次，公司與合作方經過幾次協商，雙方簽署了一個項目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當需要簽署意向書時，秘書在自己所保存的文件中無論如何也找不到了。當合作方聽說此事后，中止了與該公司的合作。
點評：秘書在收齊會議文件后，應及時整理會議相關文件，加工、修改與會人員的討論稿，根據需要形成決議紀要或會議紀要。會議文件資料的立卷歸檔原則上是一會一卷，便于日后查找、利用。
案例十二
開具發票時有出入怎么辦？
公司員工小張去某城市參加全國電子產品交流會，會期一周。按照會議通知，他交了1600元的會務費，組織方開具了發票。小張回來報銷時，財務處說發票無效不予報銷，原因是發票上缺少財務章。小張馬上與會務組織聯系，幾經周折才聯系上，對方稱他們的發票是正式的，不可能沒有財務章。讓小張將發票寄給他們，如果確實有問題愿意承擔責任。
點評：發票是報銷的憑證。發票開具應按照規定的時限和順序，逐欄、全部聯次一次性如實開具，并加蓋單位財務印章和發票專用章。不符合規定的發票，不得作為財務報銷憑證，任何單位和個人有權拒收。
案例十三
會議決定事項的催辦。一段時間以來，某公司的一些會議決定遲遲得不到落實，有的部門因對領導處理問題持有異議，故意將會議決定拖延。這使領導非常撓頭。為解決此種被動狀況，秘書協助公司領導層層開會，首先對一些問題加以澄清，統一了認識，從而疏通了信息決辦環節。
點評：傳達落實會議精神是秘書的重要職責之一。會后的檢查催辦是會后工作中不可缺少的重要內容。可以敦促會議精神落到實處。如果落實環節出現問題，應及時疏通。
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