會議接待服務培訓

 

 會議接待服務是指物業管理企業在接待會務時的作業程序和禮儀規范。

 

1.會議服務的籌備

1)與會議承辦單位負責人溝通協商,詳細了解會議的性質、會議內容、規格檔次、舉辦的具體時間、人數、場地大小、用餐標準、有無旅游安排、會議付款人和付款方式等。

2)會議服務負責人根據承辦單位提供的資料,制定詳細的接待方案。方案包括會議的活動安排、時間進程、會場布置、會議宣傳等內容。方案確定后,提前2周送遞會議承辦單位負責人及內部有關部門和人員,然后填寫會議通知。

2.會議服務的準備

(1)會場布置 

1)會場環境布置。會場應給人莊重、協調、整潔、舒適的感覺,環境整潔,燈光亮度適中。應適當擺放室內植物,控制適宜的室溫和氣味,選擇桌面插花。根據會議內容,還應通過一定的物品和手段,渲染與之相配的氣氛。

2)會議臺型布置。根據參加會議的人數選擇會場大小及臺型布置。小型會議可采用圓桌或"回"字臺型;大中型會議可采用禮堂型或教室型。

(2)會議用品準備

1)茶杯。須經過消毒,消毒時間不少于20 分鐘;茶杯、杯蓋無黃斑、無缺口;茶杯無水跡且光亮。

2)玻璃杯。不得有破損和缺口,杯子清潔、光亮、透明,無指印,并列放在杯墊上。

3)礦泉水。礦泉水瓶無灰塵,密封完好,瓶內無沉淀物,并在保質期內。

4)小毛巾。無斑點和異味,須經過消毒,消毒時間在20分鐘左右。重要會議一律用新的小毛巾。冬季毛巾必須保暖。

5)毛巾竹簍。不得有破損,每次使用結束后,須用熱水浸泡,曬干后保存,以備再次使用。

6)簽到臺。臺布無污跡,無破損。

7)鮮花。新鮮,無枯枝、敗葉。

8)熱水瓶。表面清潔光亮,無水跡,水溫控制在90度以上。

9)掛衣架。清潔完好,無損壞,無缺少。

10)文具。筆,油墨飽滿,書寫通暢;紙本,干凈整潔。

(3)設備設施準備

1)接通計算機與屏幕的數據傳輸線。

2)調整投影設備,亮度、大小適當。

3)調試話筒效果。

4)安排攝影、攝像位置。

5)調節空調調溫器,冬季室內溫度控制在18 度左右,夏季室內溫度控制在22度左右,并在會前30分鐘左右噴灑適量空氣清新劑,保持室內空氣清新。

 

 

3.會議服務程序

(1)會議迎賓服務

1)會議開始前1小時,迎賓員應在會議室門口立崗迎候參加會議的客人到達。來賓到達時應引領到簽到處簽到。

2)簽到時,服務人員應主動微笑問候,詢問來賓工作單位,并示意來賓在簽到簿適當位置簽到,然后引領至會場或休息室。

3)迎接來賓入座時,要面帶微笑,用語禮貌,舉止大方,手、語并用。

4)冬季,對進入會場的來賓脫下的衣帽,服務人員及時伸手去接,并掛至衣帽架上。

5)提供茶水服務的順序是先主賓后主人,然后按順時針方向提供服務。在客人較多的情況下,1人或多人同時服務時,分正反2個方向,但不可將主人放在最后。

6)添加茶水時,倒至七分滿,并注意客人的動態,以免發生碰撞。服務過程中,須忙而不亂,快而穩地將茶水送到客人面前。擺放茶杯時,聲音要輕,茶杯須放在賓客的右手位置,同時杯柄朝后45度,并說:"請用茶"。用礦泉水,必須先開瓶蓋,再掀杯蓋,倒入礦泉水時,礦泉水瓶不得與杯口接觸,倒至八分滿即可。

(2)會場服務

1)會議開始后,在會議室門口掛上"請勿打擾"牌子。

2)會議開始后,會議服務員應站立在會場周圍,觀察所負責區域賓客是否需要服務。

3)服務員一般不得隨意出入會議室,確有緊急事項,服務員可用紙條傳遞信息。

4)送茶水等物品時,應對客人說:"請用茶。每隔20分鐘加茶水。

5) 會議頒獎或邀請嘉賓上臺,由專門禮儀小姐引領。禮儀小姐應走在嘉賓左前方1米處,并微笑示意嘉賓注意行走安全。

6)會議結束時,服務員應立即開啟會議室大門,并在門口立崗送客,面帶微笑道別。

7)將衣帽架上的衣、帽送還來賓,注意不可出錯。檢查會議室是否有來賓遺忘的物品,如有發現應立即交還來賓或交領班處理。

(3)會議結束

1)檢查會議室內是否有電器設備損壞,發現損壞及時通知設備部進行修復。

2)清理會議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品,并送到儲水間進行清洗。

3)擺放桌椅,恢復原樣,進行保潔清掃。

4)關閉所有的照明燈具,空調調節器可微略下降,以備下次會議使用。

5)關閉會議室。

(4)會場服務的注意事項

1)絕不能因為服務站立時間過長,而倚靠會場墻壁或柱子。

2)在會場服務時應盡量不干擾討論中的客人或正在發言的客人。

3)會場服務過程,語言、動作要輕,避免影響發言者。

4)遵守會場規定,不得隨意翻閱會議文件或打聽會議內容。對于所聽到的會議內容應保密