當找到了合適的會場，確認好會場后，并不意味著作為會議執行方沒別的事情了，根據伍方會議服務多年的工作經驗，認為還需要主辦方深入把握更多會議細節工作，這樣才能使會議能夠順利進行。主要的注意的細節有以下幾點：

1、在會議開始之前，做出全局性的總體策劃，以及做出會議進程“會議時間進度表”。

2、 一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議，并確認各單位與會代表人數。

3、如果會議形式比較正式，除電話聯系外，需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯系，并取得明確答復（如書面文件或通知單、邀請函需特殊制作，您還得與印刷廠商協商處理）。

4、 取得會議承辦方開出的可提供的服務項目表，針對所需的服務與會議承辦方簽署相關協議、合同，以法律手段保護自己的合法權益。

5、必須自己制定出會議日程表和會議演講稿及相關報告內容，如果會議內容并不涉及內部機密，也可將情況告之會議承辦方，請他們協助制定。

6、在有了會議承辦方幫助聯系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時，根據“時間進度表”進行及時的詢問，落實計劃的進度。

7、會議開始時參與報到工作，作好協調工作，分發資料，同時可以認識新朋友，加深與老朋友的關系。如果與會代表是要交會務費的，您還得負責收取會務費。

8、 會議報到結束后，及時通知會議承辦方最準確的人數、房間數，多出或少出的房間及時與酒店協商解決，避免酒店和您不必要的麻煩。

9、正式會議開始之前，檢查會場的布置工作（燈光、音響、場形、綠化和特殊設備），確保會場萬無一失。

10、與會議承辦方協商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。

11、 作好會議期間的協調工作。

12、制定與公司和此會議的總目標相一致財務預算，定金一般是先預交總費用的50%，其余費用會議結束時一并解清。

13、會議結束后，伍方會議服務認為應該根據實際情況做出此次會議的總結報告并備檔。

資料整理：旭芳