企業常常需要開會， 企業所需要開的會議類型比較多：如每周生產例會、每周客戶服務例會、每月銷售會議、以及董事會例行會議等常規性會議，也要舉行圍繞某一個工作事件、處理某幾項事情的臨時會議。在會議中討論企業的發展問題，但是如果會議管理不當，會造成大量的無效會議，僅僅只溝通了思想，但卻產生不了實質性作用。所以伍方會議服務認為有些企業的會議到了不得不優化的階段了。會議組織管理活動在所有工作環節上，必須體現出優化的要求，做好如下幾個工作：

第一，會議的方式必須是優化的結果

會議所采用的方式，必須是在能夠達到會議目標的所有方式中的最佳方式。

第二，參加會議的人員必須是優化的結果

參加會議的人員，既要符合合法性，又要符合合理性，使參加會議的人員體現出最佳構成。

第三，會議議題的確定必須是優化的結果

在每一個會議召開之前，會務工作人員要根據會議的職權，根據會議各個議題的輕重緩急和會議領導者的安排，對計劃提交會議的議題，進行必要的梳理和優化。

第四，會議決策的形成也必須是優化的結果

為達到對會議決策方案的優化，這就要求會議對任何一個決策結果的最終形成，要提供多個預選方案，伍方會議服務所有的方案都是多套供選的，這樣做便于進行比較、優化和抉擇。這樣，會議上決策的質量才能有保證。