會務操作手冊總結-伍方會議

1、 款項申請，各種會務款提出預算，及早申請，保證會務費及時到位，保證會議順利進行。

 

2、 與酒店提前3-4個月預定會場、住宿房間、餐飲人數，簽訂合同。與旅行社確定旅游項目，價格，旅游人數，簽訂合同。

 

3、 分工明確，各司其職。總協調要把各個崗位的職責分工明確，并且做好培訓工作，每個崗位應該做好哪些，應注意事項等說清楚，各崗位準時到崗，不準中途離開崗位。

 

4、 邀請工作，策劃的邀請函出來后，整理出邀請話術，再根據各地的具體情況來邀請客戶，把會議的主題、亮點說清楚，吸引的地方如抽精美大獎、贈送精美禮品或正版軟件說清楚，旅游項目說得吸引人一些。客戶參會名單及時整理好。

 

5、 會議資料準備：打印好準備物清單，按清單一一核實，需要異地運輸的，及時快運過來。保證資料及時到位，總協調會前指揮工作人員裝好資料袋。禮品獎品及時準備。

 

6、 會場布置：酒店大堂的歡迎牌與條幅、大屏幕歡迎PPT等，各種指引牌，餐廳的祝福條幅與宣傳牌等，酒店房間的水果與問候卡，會場的背景板，條幅，為會議特別制作的宣傳畫、主持臺LOGO、鮮花，各種展架，座位礦泉水，會議紙筆，筆記本電腦到位（主持臺一臺，控制臺一臺，演示區2-4臺）。茶歇區布置，主持臺的臺式麥克1-2個、無線麥克2-4個，音響、投影預備與調試，攝影機預備與調試，專業照相機2-3臺，禮儀物品與禮儀小姐，獎品、禮品到位。聲光電調試，桌簽核對與制作、排列。演講時間控制牌。預留座椅。貴賓室布置。技術演示區布置。

 

7、 簽到處：會前裝好會議資料，按類分好，布置好簽到臺，簽到前把已經報名的名單打印4份，以保證報名人數集中時能分批簽到，節約時間，空白的報名表多打印些，分成幾份，分批簽到。簽到人員要及時整理簽到名單，統計人數。明確職責，把開收據、收錢、給資料的人員分工明確，收取會務費的人員要寫明交費人的單位與姓名，以便查找。餐劵如果中、晚餐券種類多，一定要清楚的送給客戶，不要造成客戶午餐時拿的是晚餐券。如果有旅游項目，及時統計好旅游人數與名單，方便與旅行社核對人數與賬目。會中，及時把簽到表整理好，打印成冊，會后發給與會者。

 

8、 接待人員，有專人負責租車事宜，接機接車有專門人員配置，這些人員要掌握司機電話，車型與座位數，以便及時調度車輛；還要掌握客戶到達機場車站準確時間，安排工作人員與司機接待。準備好接待牌，使客戶能準確找到會務接待人員。跟車人員準確把客戶送到會場，安排住宿，重要領導與嘉賓需要專門人員接待，嘉賓房間提前開好，嘉賓到后直接入住。會前、把客戶從簽到臺引領到會場合適的座位上，盡量讓客戶前排就坐。

 

9、 會務房間：會務組設專人負責開房間，統計房間數與嘉賓入住人數，入住房間一定要寫清楚嘉賓的詳細信息，保證工作人員及時找到客戶。會務組提前預估到會人數，與酒店預留最低房間數，會議當天會務組開出嘉賓房間，嘉賓到后直接入住；其他客戶到后按各個身份證登記入住房間，保證有房可住，嘉賓單住還是與人合住，會務組住宿負責人幫助協調，兩人合住的，私下結賬。

10、 旅游事項：會務組設專人負責旅游項目，與旅行社溝通協商，確定旅游項目、時間、租車、價格等，會議當天統計好旅游人員詳細名單與人數，收好費用，與旅行社的款項交代清楚。會后督促客人及時上車集合，核對人數，請導游向客戶說清旅游注意事項，具體事情交給導游負責，如講解、住宿、餐飲、買票等

 

11、 ，會務組負責監督人數，督促旅游者準時到達各個地點。保證旅行順利進行。

 

12、 主持人工作：核對議程，反復排練，把串詞、議程熟記于心，保證主持時不出錯，根據會議主題控制會場氛圍，控制好會場的不同時間段的不同氛圍，需要激情的時候激情澎湃，需要深沉的時候嚴肅深沉，需要幽默的時候妙語連珠……根據議程與各個演講嘉賓核對時間與演講順序，保證出場時嘉賓順利到場，如果嘉賓有特殊情況不能及時到崗，要及時調整議程，并向大會說明情況。會前檢查好會議相關的所有演示文稿與音樂、宣傳片等，保證會中不出錯。與音響師、控制臺、總協調做好緊密配合，保證會議順利進行。會前向聽眾介紹會場注意事項與會議相關事項，如餐飲地點、抽獎事宜、贈送事宜、憑嘉賓調查表領取禮品與軟件事宜、旅游事宜、退房事宜、開發票

 

13、 事宜等。會前要與總協調、控制臺、音響師、攝影師、禮儀做好會前排練工作。

 

14、 總協調：會場所有事務的控制工作，保證各種工作順利有序進行，如議程、嘉賓到位、主持臺、控制臺、音響控制、投影控制、座椅控制、飲料控制、攝影攝像控制、嘉賓演講、頒獎、抽獎、禮儀小姐的培訓、演講時間等控制。保證會議順利進行。

 

15、 會前，總協調、控制臺、音響師、攝影師、禮儀做好會前排練工作。

 

16、 嘉賓接待：除機場車站接待、住宿安排外，會前的宴請工作，貴賓室接待工作，記者采訪工作，采訪內容協調工作，會后宴請工作，紅包禮品工作，送嘉賓到機場等工作。

 

17、 控制臺：控制會場的聲、光、電，與音響師、主持人做好配合，保證達到會議效果。會前、會中、會后的音樂控制。

 

18、 禮儀小姐：頒獎、抽獎等工作的禮儀工作，與議程吻合，總協調提前做好禮儀培訓工作。

 

19、 餐飲服務人員：會前與酒店保證最低和最高就餐人數，保證酒店預留足夠的飯菜。會后引導客戶到餐飲區，分好區，保證客人有序的就坐，銷售公關人員要及時調整與客戶的就餐位置；與酒店做好統計人數工作，方便會后結賬。餐票出現問題，及時與酒店協調。飯菜、飲料、酒水要充足，雅間要提前預定，菜單提前定好，讓客戶及時滿意的就餐。就餐后，與酒店簽字，核對餐券，確定就餐人數。

 

20、 采訪負責人：做好記者的接待工作，紅包分配，寫清名單，方便以后結賬。培訓好記者如何采訪嘉賓，何時何地，采訪稿、新聞稿提前給記者，保證采訪、新聞及時公布，采訪地進行精心布置，如鮮花、水果、飲料、背景板、攝影機、相機、燈光、接待人員布置完畢。會中、會后保證新聞報道及時到位。與記者、攝影師協調，各種影像資料要保存好。

21、 攝影師：保證會議當天攝影機到位，設備、攝影帶、儲存卡等充足，做好遠景、近景、特寫的攝影工作，聽總協調指揮，做好會場、簽到處、嘉賓采訪、重點事件等各區的攝影工作。

 

22、 技術演示區：2-4臺筆記本電腦，裝好產品，技術人員到位（插座備好）。

 

23、 會后禮品發放區、收取調查表區，督促客戶憑調查表領取禮品或軟件，保證收全調查表，發送禮品。

 

24、 結賬人員：與酒店協調好，做各種賬務的統計工作，順利結賬。會前的定金、匯款、結算方式、發票等，各種費用的結算，如住宿、餐飲、租車、攝影、設備等費用。統計好住宿人員名單，整理出會務組費用部分的住宿房間數，根據就餐人數結算餐飲費。 

 

編輯者：杭州伍方會議服務