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論壇是展會中一道絢麗的風景線。是與洽談交易活動并重的一項內容，也是展會中最精彩、最受歡迎的活動之一。展覽會越來越講究展、會并重，組織者在舉辦展覽的同時，通常要組織相關內容的論壇。請來大批中外一流的專家、學者，甚至社會活動家、政府要員等參加。在論壇上。這些特邀嘉賓不僅能帶來國內外最新的信息、技術和項目，更能帶來相關領域內具有前瞻性和導向性的新論點、新理念、新思維。應當說，論壇是加強學術交流，增進友誼的橋梁與紐帶，對提升展會檔次、擴大影響、擴展潛在客戶意義非同尋常。在這里，群英聚會、智慧激蕩，有助于拓寬視野、更新知識、交融理念、開拓思路。一些知名展會如廣交會、高交會和北京“國際周”等大型展會期間舉辦的論壇，聽眾多達數萬人，門票緊俏，場場爆滿。一場成功的展會，不但要有可觀的成交額，還要組織好發人深省、富有啟迪的論壇講座，已經成為無可爭議的事實。
籌備、組織高水平的論壇是一件非常復雜而又細致、煩瑣的工作，它要求建立嚴密、高效、相互協作的組織機構，制定周密詳盡的流程計劃。
(1)成立籌備委員會
論壇籌備委員會。一般設主任1人，副主任1至2人，委員若干人。其主要任務是謀劃論壇的整體框架，做好論壇組織的前期準備工作。主要包括以下內容。
①籌備成立組織委員會和評審委員會，劃分各自承擔的任務。
②確定主辦單位、承辦單位、協辦單位、特約媒體等。
③確定論壇講座的主題。堅持少而精、高層次、高規格，積極促進科技成果產業化的原則，力求向專業化展會方向努力。為饅姹題有的故矢，也可征集參展單位共同感興趣的論題，從中擇優選用。粗略劃分若干專業論題的內容、范圍等。
④確定論壇整體時間區段及大體場次。
⑤確定主講人及其論題內容。
⑥研究征集論文辦法及評選比例、獎金數額等。
⑦確定邀請的相關人員、單位。
⑧確定論壇的規模、人數、時間、地點。
⑨制定財務預算。
(2)組建組織委員會
組織委員會的主要任務是負責整個論壇的組織安排，保證論壇能夠順利進行。可設主任l人，副主任1～2人。組委會下面一般還要設立三個小組。
①秘書組：設組長、副組長各一人，組員若干人。其主要任務有以下幾方面。
▲發布舉辦論壇會議的通知，內容包括舉辦時間、地點、演講專家及題目等。通過網上登錄、媒體廣告、直郵、上門發送等多種方式在一定范圍內“廣而告之”。“一定范圍”是指要將觀眾盡量確定在各用戶部門領導、信息主管、技術專家、企業的CE0、CIO等決策者，各IT分銷商、代理商、駐華商社的代表等層次較高的范圍內，務求到會的觀眾是高素質的目標觀眾。
▲征集論文。明確征集論文的內容范圍、有關技術要求及投稿截止日期等。如要求論文具有創新性，未在國內外報刊上公開發表過等。對對正文的篇幅、摘要的字數、份數、郵寄、打印論文的具體要求，論文的字體、字號、紙型。是否要帶中、英文譯件，是否要軟盤以及聯系人、聯系方式等要提出明確要求。
▲發送邀請信。向主講人發出邀請，落實主講人。邀請函務必注明論壇的主題及被邀請人分擔的演講題目、開會日期、演講的時間要求等，便于演講人準備演講材料。此項邀請至少提前一個月發出，并盡早落實，向有關主管部門、領導、嘉賓、關系單位、新聞媒體發出邀請。
▲撰寫領導開幕詞、閉幕詞、主持人講話及相關的會議宣傳報道材料。
▲為每場主持人提供主講人簡歷、業績及本次講演論文摘要。
▲編輯論壇簡報。
▲收集整理演講稿登記造冊。按專題進行分類。
▲整理復制錄音、錄像、刻錄光盤并組織贈送與銷售。
▲組織、安排、接待各媒體記者。
▲編輯論壇文集。
②組織組：設組長、副組長各一人，組員若干人，其主要任務是負責整個論壇的組織和安排工作。它的工作必須有條有理、井然有序，是論壇順利進行的關鍵部門。
▲編制論壇各場次日程安排。具體落實主、分會場地點、
主持人，如果需要分組研討，要安排討論地點和召集人。
▲落實主會場場地、分會場場地、電源、音響、投影、錄
音錄像設備等相關設備，并落實后備電源、后備擴音設備及值班
電工等應急安排。
▲根據需要安排同傳或交傳翻譯。
▲設置論壇會標與引導標識。
▲確定是否組織電視現場轉播及其場次。
▲確定每場會議議程：如主持人宣布講演開始并在每位嘉賓演講之前，簡要介紹主講嘉賓的筒歷、業績及演講題目要點等。
▲制定與維持會場紀律。包括是否準許拍照、錄音錄像等。
▲會場的光電、溫度、通風保持正常狀態。落實服務人員及茶、水供應等。
▲安排好新聞媒體人員在會場工作和休息的位置。
▲組織新聞發布會。
③會務組：設正組長、副組長各l人，組員若干人，其主要任務是負責整個論壇的會務工作。
▲印制、發放入場證件和會議相關材料。
▲負責報道登記、出售門票。 ，
▲迎送、接待主講人，負責食宿安排。
▲組織專業人員對會場進行安全檢查，疏通通道，開啟安全門等。
▲購買、發放紀念品，填寫證書并支付各類費用。
▲財務結算。
在整體運作過程中，秘書組、組織組、會務組雖各有職責，但又需要默契配合，互相支援，形成一個整體，保證論壇的順利進行。
(3)成立評審委員會
有的論壇會議設定評選論文，這樣需要成立評委會，否則不必設立。評審委員會可設主任1人，副主任1人，委員5～7人，評委總數最好是單數，以便評審表決。
①聘請評委。要聘請有較高思想水平、政策水平、專業水平，并具有一定聲望和權威，能秉公辦事的人員為評委。
②制定評選論文的標準，按照比例準確地評出論文等級。
總之，大量細致周密、有條不紊的工作，全體工作人員的密切配合是成功舉辦論壇的先決條件。
