必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件。如果清單設計的合理，表明了酒店的條件好壞，將大大便于各個場所的比較和選擇。

二、選擇合適類型的場所

選擇適合的會議場所，必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計與會人數、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。

三、會議類型與場所的搭配

1、舉辦培訓活動的最佳環境是能提供專門工作人員和專門設施的成人教育場所(公司的專業培訓中心或旅游勝地的培訓點)；

2、研究和開發會議需要有利于沉思默想、靈感涌現的環境(培訓中心或其他寧靜場所最為適合)；

3、學會年會的地點選擇一般根據會員的意見來定(一般選在當前最受歡迎的城市，能提供會議服務的酒店)；

4、重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝，會議的目的是對杰出表現予以獎勵；

5、對于交易會和新產品展示會，需要選擇有展廳的場所，還要求到達會場所在城市的交通必須便利。

四、現場參觀注意事宜

在考慮去做現場參觀之前，先檢查一下是否已具備了前提條件：

1、舉報價方(酒店)接受和同意會議明細表中各項事宜；

2、報價房(酒店)應是侯選名單中較好的一個；

3、對報價(酒店)方擬訂的合同條款基本接受。

五、親臨現場實地考察

對于親臨現場進行考察應注意以下幾點：

1、會見能做決策的人，這樣有利以后解決可能出現的交易問題；

2、只要可能，一定要在酒店建議的日期去進行參觀，最好不要在酒店客滿時去參觀，因為這會使酒店產生直接費用；

3、不要出于個人原因再次參觀酒店，不要隨帶家屬同行。

資料整理：杭州伍方會議服務有限公司