伍方會議服務預算中的會議固定支出主要包括初期申辦費用、市場宣傳費、考察活動的相關費用、征文、通知印刷和郵寄的費用、特邀演講人的參會費用、會議機構有關活動的費用、會場和設備的租金、基本辦公費用、人工費用、會議工作人員的參會費用等項。

（一）申辦費用

主要是指在申辦和“競標”會議時所支出的費用。這筆支出的用途和金額已在第五章中有詳細論述，這里不再重復。需要指出的是，目前我國在申辦國際會議時費用大部分來自行政事業費，因而在編制會議預算時經常不將這筆費用計入會議的總支出中。

（二） 公關宣傳費用

1.在權威雜志上刊登廣告

選擇所舉辦會議領域中最有權威的雜志，刊登廣告可以收到很好的效果，雖然有時廣告費很貴。

2.在類似內容的會議上散發會議通知

第一輪、第二輪會議通知、招貼畫等宣傳品的印刷當然是需要費用的，郵寄需要郵寄費，在相近的其他國際和國內會議上散發也需要一些食宿、交通等費用，在美國若舉辦一個預計千人的會議，征文通知書的數量起碼也在10萬份，有的甚至多達百萬分。

3.會議網頁費用

制作一個只提供信息的網站要不了多少錢，但要建立互動式的網站，代表可以在網上提交論文、注冊和付費，代表和有關機構還都可以隨時上網查閱各種信息，費用就比較昂貴了。

4.制作會議的網頁

邀請媒體記者參加會議新聞發布會、請媒體記者幫忙作會議宣傳是需要支付一定的費用的，，主要包括場地費、飲料費、媒體記者的“車馬費”，有時請媒體記者吃飯還需要餐飲費。

（三）辦公費用

整個會議籌備期間要支出大量的辦公費用。

1.購置辦公設備費

會議秘書處購置的直接為會議服務的計算機、打印機、傳真機和復印機等設備。數碼相機、計算機投影儀和攝像機等設備是否計入到會議的開支中，要根據會議經費和財務部門的批準。

2.基本辦公費

是指租用辦公室的費用、文具費、交通費、復印費和招待費等。

3.通訊費

十年之前傳真還是舉辦國際會議時的主要的通訊手段，那時組織一個上千人的國際會議，傳真費用高達幾萬元。隨著互聯網的廣泛應用到會議籌備中，傳真費用占會議總支出的比例越來越少。將來的發展趨勢是通訊費用進一步減少，在預算中有可能把它合并到辦公費用中去。

4.財務管理費

是付給為會議提供會計服務工作的機構的財務服務費。

（四）人工費用

是指支付給會議工作人員的工資、獎金和其他福利費用。

1.專職工作人員的工資，醫療保險，通訊費用等。

2.兼職人員的勞務，交通和通訊費

會議機構中的大部分工作人員都是兼職人員。在長達幾年的國際會議的籌備期間，他們大量的業余時間和節假日被占用，應按規定發給他們審稿費、編輯費和勞務費等相關費用。

3.會議期間臨時員工的勞務費、交通和通訊補助

會議期間需要聘請大量的臨時工作人員，他們每天的工作時間一般長達十幾個小時，應按規定發給他們勞務費。為降低會議成本，一般不安排臨時工作人員的住宿，可適當發放交通補助。通常單位是不給職工報銷手機費的，但在舉辦會議的特殊時期，應給會議工作人員發放一定的通訊補助。

4.翻譯費用

國際會議需要書面翻譯和口頭翻譯，需要支付翻譯人員的翻譯費。有些國際會議安排同聲傳譯，還要支付同聲傳譯譯員的費用。如果是以中文為同聲傳譯橋，譯員的價格就會相對便宜；如果是以其他語言為傳譯橋的。

（五）PCO的服務費

是指付給PCO的服務費用，具體采用哪種方式，取決于會議組織者和PCO合同的規定，如果商定的是一筆費用一次性支付，那么這筆費用可計算在固定支出中。

（六）會議機構的活動經費

整個會議的籌備期間，會議的各委員會和秘書處要定期開會。

（七）征文通知書費用

在本城市舉辦會議雖然也需要到現場進行考察，但是基本不需要花費多少費用；在異地舉辦會議，特別是在我國舉辦國際組織的國際會議時，會前國際組織要派人前來考察，檢查東道國對會議的各個方面的準備工作，這部分的費用iu比較客觀了，主要包括旅費、住宿費、餐飲費和交通費。

（八）考察活動費用

作為會議邀請演講人參加會議是免費的，他們不用交納會議注冊費，有時會議還要承擔他們的其他參會費用。

（九）特邀大會報告人的參會費用

會議領導主要是指來自會議主辦單位和承辦單位以及國際組織的負責人，如國際組織的主席、秘書長等人員，會議要為這些負責人支付參會費用，支付的費用種類和標準語會議特邀演講人基本相同。

（十）會議領導的參會費用

伍方會議服務把會場和設備租金這兩部分支出也可以計入固定支出，因為只有特殊原因才會有可能使會議的規模增加或者縮小很多從而調整會場。通常租用會場和設備的費用相對是比較高的，特別是舉辦高檔公司會議時，需要使用大量的試聽設備，極大地增加會議的支出。

資料整理：小燴