在我們伍方會議服務數個會議的過程中，曾經也發生過多次的緊急情況，及時做好的很周全的會議前期策劃準備工作，不可避免的、意外的事情還是會發生。

      如果您已盡了最大的努力進行準備，但還是出現了很棘手的情形，那么記住要先解決問題，然后再追查原因。舉例來說，假設您為客人們的休息時間準備了30加侖咖啡，卻只送來了3加侖，那么您最急需做的是立刻從廚房里把余下的27加侖拿來，而不是在這緊要關頭追問“到底是誰的過失”。當事情解決后，局面已在掌控之中時，再回過頭來正確地判斷過失是如何發生的，并及時總結經驗以杜絕再次出現這樣的情況。

                                  
      為了幫助您靈活地應付各種危機，我們將談到幾個與現實會議息息相關的危機案例。在這些情況發生時您該怎樣做？

 醫務緊急情況
     “在常規會議召開前，一位參會人員突然心臟病發作，跌倒在舞會大廳。”

 您該怎么做呢？

                                 
     立刻聯系酒店安全部門或者酒店指定的突發事件負責人。告訴他們發生了什么事和事件發生的具體位置，提示對方立刻撥打120，并以最快的速度找到酒店內部的護理人員。（不要自己撥打120，除非當時情況特殊，沒有更快捷的方法，因為酒店專業的安全人員可以更好地會見醫務人員并陪同他們來到現場。）如果來賓在救護人員到達現場之前就停止了呼吸，那么您該立刻詢問現場人員，看看是否有專業的醫護工作者，讓他們來施行心肺復活術（CPR），您也可以自己來做，如果您曾被相關單位鑒定有這方面的專業知識。

                                 
      同時，指揮在場工作人員封鎖主要入口，讓參會者通過另外一條通道離開舞廳，及時疏散。如果只有一個入口，您必須盡量延遲會議的召開直到現場沒有閑散人員妨礙發病人員的救治。

                                
    您應該怎樣做來避免這樣的危機？如果您沒有準備的話，這樣的危機將釀成一場悲劇。沒有人能夠預料一次心臟病的發作。您能做到的最好的準備就是在活動前做好以下工作：

1.回顧酒店突發事件的應急部門及其工作程序。
2.獲得重要的聯系人號碼并發給您所有的員工。很多團隊在他們會前會的計劃綱要中都標明了緊急情況聯絡號碼。

3.確保您的工作人員受過CPR訓練。

 酒店沒有足夠的房間怎么辦？                            

 “在下午2點，總部酒店突然告訴您，房間已經安排滿了，不得不將您的40名來賓分去附近另一家（距離總部酒店路程15分鐘遠近的）類似（或少一兩個星）的酒店住一晚。”

您該怎么做？

 因為這種情形并不少見，所以建議每個會議專業人員都要做好以下的預防工作：

1.要求酒店盡可能早地提前給您通知，提醒您哪些參會者可能要被重新安排并步行去酒店。2.在您的合同里包含一條關于重新安排的讓步條款，規定當一個客戶被重新安排后，無論客戶所持態度如何，都可獲得以下增設的服務項目：
 a.在新的酒店里每晚提供一個在總部酒店中不可獲得的免費房間。
 b.免費的五分鐘通話時間，以便讓其伙伴知道這個變更。
 c.提供新酒店和總部酒店之間的免費交通服務（或者報銷交通費用），直到來賓被重新安排到總部酒店為止。
 d.當來賓回到原定酒店時，提供其更好級別的服務。
 e.當來賓回到原定酒店房間后，為其在客房內舉行小型的歡迎儀式。
 f.一封給來賓的道歉信，承認酒店為重復預定的錯誤事件負責。
這些讓步的目的是說服客人“想去”另一家酒店。控制好整個局面永遠是最關鍵的。

                                
3.了解哪些酒店有擔當“超員酒店”的傳統習慣，您可以刪掉那些不符合您標準的酒店。當然，如果整個城市的酒店都滿員了，您就沒有別的選擇了。

                                
   在現場，您可以讓酒店先安排其他客人（例如，臨時性旅客或者其他團隊）更換酒店，再來安排您的團隊。如果您的合同中包含以上讓步條款的話，酒店更愿意讓合同中不含這個條款的團隊離開。

    您還可以讓您的員工合住以便騰出額外的房間。（不要試圖讓您的客戶團或高層領導合住一個房間。）

                                 
     還有一個選擇是跟酒店商議，看看是否能夠通過前臺尋找一些自愿轉讓房間的客人，并給他們一些獎勵。獎勵可以包括上述讓步條款中的項目、一些現金或者將來在該酒店及其附屬酒店的免費住宿時限。

                                 
     如果重新分配客房已成必然，那么下一步您就要做得很堅決。檢查未到人員名單，并制定一份在任何情況下絕對不能重新分配房間的來賓列表（例如非常重要的客戶、發言人）。

                              
    您要怎樣做來避免這個危機呢？您應該在4個月（或更久）前就每周跟蹤一次您所預訂的酒店的入住情況，并與飯店保持緊密聯系。這樣做以后，您和飯店在那時就不會感到突然了。一些客人還是有可能被迫轉讓客房，但是您可以提前幾周給他們通知。                          
   總之，這些都是大家不愿意看見的和發生的，但是我們要做好準備，不然到時候如果說沒有能處理好的話，對會議的效果會有很大影響，所以作為會議服務的專業公司-杭州伍方會議服務將在這塊處理緊急情況上最好培訓，讓所以的員工都能處理好這種問題。